Como usar um sistema de gestão para facilitar o dia a dia do empreendedor

Como usar um sistema de gestão para facilitar o dia a dia do empreendedor

Começar um negócio no Brasil pode parecer um desafio, especialmente com recursos limitados. Mas com a ideia certa e a organização adequada, é possível construir um empreendimento sólido e lucrativo, mesmo começando pequeno. Neste artigo, focaremos em como um sistema de gestão, mesmo um simples, pode ser a chave para o sucesso, especialmente para empreendedores que trabalham com fabricação e comércio de baixo investimento.

Imagine a seguinte situação: você está começando uma pequena produção artesanal de doces ou a revenda de produtos de higiene natural, utilizando as redes sociais como principal canal de vendas. Você anota os pedidos em um caderno, faz os cálculos de custos em uma planilha desorganizada e tenta controlar o estoque na cabeça. Parece familiar? Essa situação, embora comum no início, torna-se rapidamente insustentável à medida que seu negócio cresce. É aí que um sistema de gestão entra em cena.

Antes de mergulharmos nos sistemas, vamos falar de um negócio simples e com baixa barreira de entrada: a produção e venda de velas artesanais. A produção de velas exige investimento inicial baixo, permitindo o crescimento gradual à medida que o negócio prospera. Você pode começar em casa, utilizando materiais acessíveis, e escalar a produção conforme a demanda. A personalização é um grande diferencial, permitindo que você crie velas para diferentes ocasiões e públicos.

Por que as velas artesanais?

• Baixo investimento inicial: Você precisa de poucos materiais: cera, pavios, essências, frascos (que podem ser reaproveitados), e alguns equipamentos simples como panelas e recipientes para o derretimento da cera.
• Alta margem de lucro: Os custos de produção são relativamente baixos, permitindo preços competitivos e uma boa margem de lucro.
• Mercado amplo: Existem diversos nichos de mercado para explorar, desde velas aromáticas para relaxamento até velas decorativas para eventos.
• Flexibilidade: Você pode produzir em pequena escala no início, aumentando a produção conforme a demanda cresce.
• Personalização: A possibilidade de criar velas personalizadas para ocasiões especiais ou com fragrâncias únicas aumenta o apelo e o valor do produto.
• Vendas online: As redes sociais e plataformas de e-commerce são ótimos canais de venda para velas artesanais.

A importância de um sistema de gestão, mesmo simples

Independentemente do tamanho do seu negócio, um sistema de gestão é crucial para manter o controle e a organização. Para um empreendimento como a produção de velas, um sistema simples pode ser suficiente no início, e pode evoluir conforme o seu negócio cresce. Imagine tentar gerenciar os seguintes aspectos sem um sistema:

• Controle de estoque: Quantas unidades de cada tipo de vela você tem em estoque? Quantas unidades de cera, pavios e essências você possui? Sem um sistema, você corre o risco de ficar sem matéria-prima no momento crucial ou de ter um estoque excessivo de determinados itens.
• Controle de vendas: Quantas velas você vendeu em cada semana? Quais foram os produtos mais vendidos? Sem essa informação, fica difícil entender o que funciona e o que precisa ser ajustado.
• Controle financeiro: Quanto você gastou com matéria-prima? Quanto você faturou? Qual a sua lucratividade? Sem um controle financeiro preciso, você corre o risco de não perceber problemas financeiros até que seja tarde demais.
• Gestão de clientes: Como você mantém contato com seus clientes? Como você acompanha os pedidos e as entregas? Um sistema de gestão ajuda a centralizar essas informações.

Soluções de baixo custo para gestão:

Para um empreendedor iniciante com orçamento limitado, não é necessário investir em softwares complexos e caros. Existem várias opções gratuitas ou com planos acessíveis:

• Planilhas eletrônicas (Excel ou Google Sheets): Para quem está começando, uma planilha bem estruturada pode ser suficiente para controlar estoque, vendas e finanças. Existem diversos modelos disponíveis online que você pode adaptar às suas necessidades. A desvantagem é que a organização e atualização manual podem demandar tempo e ser propensas a erros.

• Aplicativos de gestão simples: Existem aplicativos móveis gratuitos ou com planos acessíveis que oferecem funcionalidades básicas de gestão de estoque, vendas e finanças. Pesquise por aplicativos como "gestão de estoque", "controle de vendas" ou "controle financeiro" na sua loja de aplicativos. Eles oferecem uma interface mais intuitiva que as planilhas.

• Softwares de gestão online com planos gratuitos ou básicos: Existem softwares de gestão online que oferecem planos gratuitos ou básicos com funcionalidades limitadas, o suficiente para te ajudar a começar. Pesquise por "softwares de gestão para pequenas empresas" e compare os recursos e preços.

Como implementar um sistema de gestão simples para seu negócio de velas:

1. Defina seus produtos: Liste todos os tipos de velas que você produz, especificando tamanho, cor, fragrância e preço de cada uma.

2. Controle de estoque: Crie uma planilha ou use um aplicativo para registrar a quantidade de cada item em estoque (cera, pavios, essências, frascos, etc.) e a quantidade de velas prontas para venda. Atualize essa planilha sempre que houver entrada ou saída de materiais.

3. Controle de vendas: Registre cada venda, anotando a data, os produtos vendidos, a quantidade e o valor total. Você pode usar a mesma planilha ou aplicativo do controle de estoque.

4. Controle financeiro: Registre todos os seus gastos (matéria-prima, embalagens, frete, etc.) e seus recebimentos. Calcule sua lucratividade regularmente.

5. Gestão de clientes: Anote os dados de contato dos seus clientes e acompanhe os pedidos e entregas. Um simples caderno pode ser suficiente no início, mas você pode usar um aplicativo para isso posteriormente.

Dicas para otimizar seu sistema de gestão:

• Simplifique ao máximo: No início, foque nas funcionalidades essenciais. Não tente implementar um sistema complexo demais de uma vez.
• Seja consistente: Atualize seu sistema regularmente. A consistência é fundamental para ter informações precisas e confiáveis.
• Adapte o sistema às suas necessidades: Seu sistema de gestão deve se adaptar ao seu negócio, não o contrário. Modifique-o conforme necessário.
• Busque ajuda se precisar: Não tenha medo de pedir ajuda a outros empreendedores ou a profissionais da área.

Um sistema de gestão, por mais simples que seja, é um investimento fundamental para o sucesso do seu negócio. Ele não apenas facilita o dia a dia, mas também permite que você tome decisões mais informadas, previna problemas e cresça de forma sustentável. Comece pequeno, com uma solução simples e acessível, e vá adaptando-a conforme as necessidades do seu negócio evoluem. Lembre-se: organização e planejamento são tão importantes quanto a própria ideia de negócio. Com a combinação certa de criatividade, organização e gestão eficiente, o sucesso do seu empreendimento de velas artesanais está ao seu alcance.